Tu primer año como freelancer

Tu situación

Decidiste trabajar por tu cuenta. Tal vez dejaste un empleo, tal vez estás empezando desde cero, o quizás ya freelanceabas “informalmente” y quieres formalizarte. Sea cual sea tu caso, necesitas entender cómo funciona tu relación con el SAT.

No es tan complicado como parece, pero sí requiere que hagas algunas cosas bien desde el inicio. Los primeros meses son los más importantes: los hábitos que formes ahora determinarán si tu vida fiscal es tranquila o estresante.

Paso 1: Date de alta en el SAT

Si aún no tienes RFC (Registro Federal de Contribuyentes), necesitas obtener uno. Si ya lo tienes por un empleo anterior, necesitas actualizar tus obligaciones fiscales para incluir actividad por cuenta propia.

Para darte de alta necesitas:

1. Agendar cita en la oficina del SAT más cercana (sat.gob.mx)
2. Llevar identificación oficial vigente (INE), comprobante de domicilio reciente y CURP
3. Elegir tu régimen fiscal (consulta nuestra guía RESICO vs PFAE para comparar)
4. Tramitar tu e.firma (firma electrónica avanzada) en la misma cita si es posible

La e.firma es un archivo digital que funciona como tu firma autógrafa ante el SAT. Es indispensable para RESICO y para muchos trámites fiscales.

Paso 2: Conoce tus obligaciones

Como freelancer, tus obligaciones fiscales básicas son:

• Emitir CFDI (facturas electrónicas) por cada servicio que cobres
• Presentar declaraciones mensuales de ISR e IVA antes del día 17 de cada mes
• Presentar tu declaración anual en abril del año siguiente (obligatoria en PFAE; opcional en RESICO ya que los pagos mensuales son definitivos)
• Mantener tu contabilidad ordenada (en RESICO es simplificada)

Aunque no hayas tenido ingresos en un mes, debes presentar tu declaración en ceros. No declarar es una de las causas más comunes de problemas con el SAT para freelancers nuevos.

Paso 3: Emite tu primera factura

Para emitir facturas electrónicas (CFDI) puedes usar:

• El portal gratuito del SAT (funcional pero básico)
• Un sistema de facturación como el que incluye Zen

Tu primera factura necesita estos datos:

• Datos de tu cliente (RFC, nombre o razón social, uso de CFDI, régimen fiscal)
• Descripción del servicio prestado
• Monto del servicio
• IVA (16% para servicios nacionales, 0% para exportación)
• Forma y método de pago

Paso 4: Organiza tu dinero

Este es el consejo más importante que puedes recibir: separa el dinero de impuestos desde el primer peso que cobres.

Una regla práctica:

• Si estás en RESICO: separa entre el 15% y 18% de cada pago (para IVA + ISR)
• Si estás en PFAE: separa entre el 20% y 30% (dependiendo de tu nivel de ingresos y deducciones)

Abre una cuenta bancaria separada o usa una función de “apartado” en tu banco. Cuando llegue el día 17, el dinero ya estará ahí.

Paso 5: Pide factura de todo

Desde el día uno, pide factura (CFDI) de cada gasto relacionado con tu trabajo: software, internet, equipo, coworking, capacitación. Aunque estés en RESICO y no puedas deducir estos gastos para ISR, el IVA de tus gastos sí es acreditable.

Además, si en algún momento decides cambiar a PFAE, tener el hábito de pedir facturas te será muy útil.

Errores comunes del primer año

1. No declarar en meses sin ingresos — Siempre presenta tu declaración, aunque sea en ceros
2. Gastar el IVA — El IVA que cobras no es tu dinero, es del SAT
3. No agendar la cita para la e.firma a tiempo — Las citas pueden tardar semanas en estar disponibles
4. No comparar regímenes — Compara RESICO y PFAE antes de elegir, considerando tus gastos e ingresos
5. No llevar registro de ingresos y gastos — Un simple Excel o app te ahorrará dolores de cabeza

Tu calendario fiscal mensual

• Día 1-16: Calcula tu ISR e IVA del mes anterior, reúne tus facturas
• Día 17: Fecha límite para presentar declaración mensual y pagar
• Último día del mes: Asegúrate de tener todas tus facturas emitidas del mes

Marca el día 17 de cada mes en tu calendario. Es la fecha más importante de tu vida fiscal.